O evento estava bom, mas… Choveu!

Quem se propõe a fazer um evento quer ter controle de tudo, mas se tem uma coisa que a gente não controla é o clima.

Você mesmo já passou por isso? Chegando cedo para um evento, aquela chuva torrencial. Filas para entrar, credenciamento lento ou nem funcionando, gente perdida, organização sem informação. Um caos na Terra.

Mas, pra evitar ter que passar pelo constrangimento de ter seu público xingando muito twitter e levar de brinde um NPS baixo na pesquisa de satisfação, saiba que, por mais que você não tenha controle sobre o tempo, dá pra evitar esses probleminhas com um certo planejamento.

chove chuva

Pode ter certeza, seu evento pode estar incrível, palestras inspiradoras, comida ótima, clima legal. Mas se tem algo que faz sua reputação ir lá pra baixo, e pode ter certeza que isso vai aparecer nos feedbacks, é o (des)conforto percebido pelo participante.

Ninguém gosta de tomar chuva, fato. Mas não é só os pés molhados e o look estragado que podem vir com a água.

Sem ser convidada, a chuva pode trazer com ela vários perrengues: filas, pisos molhados, demora para acessar as salas, palestrante que não consegue chegar. Aí é efeito cascata: atrasos na programação, mudanças de agenda, só insatisfação.

Isso que nem falei das quedas de energia. Tem algo no seu evento que depende de energia? Só quase tudo, né? Credenciamento, iluminação, som, projeção, internet wi-fi, internet da transmissão online, câmeras de filmagem, tudo quanto é equipamento. Fora os espaços interativos, lounges e estandes de parceiros e patrocinadores, tudo sem funcionamento. Uma cena de horror.

O que fazer então?

Tá, já sei de todos esses problemas, mas o que eu posso fazer se eu só tenho certeza que vai chover na hora do evento?

Calma, tem muito a se fazer in loco quando a vaca já foi pro brejo (alguém ainda fala isso?). Tem que arregaçar as mangas, abraçar o capeta, e fazer o possível e o impossível para ajudar as pessoas para minimizar esse “climão”, seja ele qual for. Mas nunca, jamais, dê as costas para um problema. O público sente quando a organização é parceira e se propõe a ajudar da forma que for.

Mas o que tem que ser feito mesmo, já tinha que ser pensado semanas antes do evento.

Dica de ouro!

Ligue a bad vibe semanas antes do evento, seja a produção chata do rolê e preveja tudo que pode dar errado no dia do evento (não só a chuva, tá?). Tente achar uma ou duas soluções para cada um destes problemas. Para isso, damos o nome de Mapa de crise e aqui dou algumas sugestões de soluções cartas na manga (já tive que usar algumas):

Alternativas para possíveis quedas de palestrantes

Palestrante ficou preso no aeroporto porque todos os vôos foram cancelados?Tenha um ou dois palestrantes back-ups (que sejam bem parceiros mesmo, e que saibam que são estepe para se algo ruim acontecer).

Cheque com o palestrante se ele tem estrutura para fazer uma live e participar do evento à distância. Mas lembre que seu evento também tem que ter a estrutura para transmitir a participação.

Soluções criativas e possivelmente rentáveis

Cobertura é um “treco” caro de montar, certo? Por que não incluir este gasto em uma proposta de patrocínio? Coloca um nome sexy para o espaço e empacota para um patrocinador abraçar como seu.

Por falar em entregas a patrocinador, que tal estes guarda-chuvas personalizados? (não é caro de fazer e podem ser usados pela empresa depois).

Gerador

“Acho que não precisa, né?” Sim, precisa. Pode prever nos custos, isso não tem nem discussão. Nada mais chato do que a energia cair no meio do evento. É feio, pega mal. Já viu ali em cima a lista de coisas que dependem de energia, né? ok, vamos adiante.

Simule os caminhos do evento

Faça e refaça todos os caminhos do seu público, desde a sua chegada (a pé ou de carro). Imagine cenários, se coloque no lugar da pessoa e no dia do evento. (aproveite e veja todos os pontos de interação — mas isso é assunto para outro post).

Como é o caminho do estacionamento até o credenciamento? Como é o acesso de quem chega a pé? Como são os espaços onde acontecem as principais atividades? Percorra por todos os espaços onde há passagem de público.

Preveja tudo o que precisa ter para -importante- maximizar a sensação de conforto do seu convidado.

E lembre-se um produtor de eventos prevenido vale pelo evento todo.

E vocês, tem mais dicas para evitar perrengues com o mal tempo? Compartilha com a gente?