5 perguntas para se fazer antes de produzir um evento

A história é sempre a mesma: tenho um produto ou serviço para lançar, quero me aproximar dos meus clientes, preciso vender mais. O que faremos? Um evento! Já sai ligando em tudo quanto é lugar, reservando data, convidando palestrante, mandando convite adoidado.

Calma!

Antes de sair contratando um monte de coisa, pare e responda estas 5 perguntinhas básicas que vão fazer você ser bem mais assertivo/a na hora de sair para a produção.

1 — Por que este evento existe?

Aja com intenção. Fazer um evento só por fazer não faz o menor sentido. Eu sou fã de um TED antigo do Simon Sinek que fala exatamente isso: Comece pelo porquê.

“As pessoas não compram o que você vende. Elas compram o porquê você vende.”

Trazendo para a realidade de eventos:

O público não participa do seu evento pelo que você quer oferecer, mas pela transformação que você gera nelas.

Não sabe porque precisa fazer um evento? Pense antes em qual o seu objetivo no momento, sem pensar na ação final. Quer vender mais, quer informar algo, quer mudar um status quo? Às vezes não é nem de um evento que você precisa. Um email basta.

Para trazer mais paz no coração, eu gosto de abordar os objetivos de forma fria e calculista.

Quer melhorar a divulgação da sua empresa, bater alguma meta? Seu objetivo é egoísta.

Quer transformar alguma realidade, melhorar a vida de alguém? Seu objetivo é altruísta.

OBJETIVOS EGOÍSTAS — pense em quais benefícios você quer trazer para a empresa. Tem alguma meta a ser batida? Precisa lançar ou vender algo, quer legitimar algum posicionamento, divulgar o trabalho, ser referência em algum assunto, vender mais? Tenha isso bem claro do começo até o fim. É importante.

OBJETIVOS ALTRUÍSTAS — Qual benefício está trazendo para as pessoas? O que você vai melhorar na vida delas, qual transformação quer gerar? Quer que as pessoas saiam do seu evento transformadas de alguma forma? Lembre-se: “o público não participa do seu evento pelo que você quer oferecer, mas pela transformação que você gera nelas” (sim, o seu objetivo altruísta é o objetivo egoísta do seu público).

E assim, TUDO BEM você ter os dois objetivos, mais de 2 egoístas, mais de 2 altruístas, o que não pode é não ter nenhum.

E tente conectar um com o outro. Não seria o máximo mudar o mundo fazendo sua empresa crescer?

2 — Para quem este evento será feito?

Pare e pense bem: quem é AQUELA pessoa que não pode faltar no seu evento de jeito nenhum? Melhor, pense naquele evento que você saiu pensando: “este evento foi feito para mim”. Pensou? Agora vamos entender melhor a motivação desta pessoa.

Faça um mapa de empatia mesmo, para saber o que estas pessoas veem, falam, ouvem, pensam, como agem. Quais são suas dores mais latentes. Vamos tentar entender quais problemas reais podemos resolver.

Uma vez sabendo o que o meu público precisa e vê de valor, vai ser muito mais fácil gerar valor para ele.

3 — Como eu vou oferecer este evento?

Uma vez que a gente sabe porque vamos fazer este evento e para quem, fica muito mais fácil saber o que precisa acontecer neste evento.

Vou dar um exemplo bobo: Preciso que meus convidados ampliem a rede de contatos e fechem novos negócios. Nada melhor que um happy hour, ou uma dinâmica que facilite o networking.

Outro exemplo: Meus convidados precisam de soluções práticas para seus problemas cotidianos. Que tal uma mentoria ou um workshop?

O que precisa acontecer no seu evento para que a dor do seu público seja solucionada?Tentem descrever como será este dia, o que tem que acontecer. Pensem em formatos, formas de aprendizado, se precisa ser algo expositivo, inspirador, motivacional, ou se precisa de algo prático.

Para ir mais além, qual estrutura você precisa para entregar tudo isso?

4 — Quanto este evento vai custar?

Agora que você já sabe tudo o que quer oferecer, faça uma lista de quanto custa cada item. Desde os mais essenciais aos nice to have. Joga o cenário mais otimista e depois coloca o pé no chão e vai cortando o que não vai de encontro com o seu porquê do evento.

Você já pensou em como vai pagar por este custo? Quem vai pagar? Se são recursos próprios, se são patrocinadores ou com verba da venda de ingressos?

5 — Quando fazer este evento?

Parece uma pergunta boba, mas timing faz uma baita diferença. São 3 questões:

- dependendo do tamanho do evento, é necessário de 1 mês a 1 ano para organizar. O que interfere é a quantidade de convidados, a origem dos palestrantes, o tempo de captação de recursos.

- fique atento às datas comemorativas e efemérides. Épocas em que as pessoas estarão mais propensas a falar sobre um ou outro assunto. Timing de imprensa e outros eventos podem ajudar ou atrapalhar na divulgação e até na presença do seu público no seu evento.

- a terceira questão é sobre o tempo que estamos tomando das pessoas. O evento precisa ter quantas horas? é melhor de dia ou de noite? De segunda a sexta ou de fim de semana?

PERGUNTA BÔNUS — Com quem faremos este evento?

Parceiros e patrocinadores são aquelas pessoas ou instituições que apoiam a sua iniciativa. Que acreditam no seu porque, que querem falar com o seu quem, que topam fazer o seu como e se envolvem para entregar no seu quando. Faltou falar do quanto? É aí que o parceiro entra de forma mais ativa, vamos dizer assim.

Gosto de dizer que existem 3 tipos de parceiros:

  • aquele que entra com conteúdo, oferecendo um palestrante muito bom/ alguém de seu time ou de sua rede de contatos. (Veja bem, tão bom a ponto de você abrir a curadoria para ele colaborar)
  • aquele que reduz os seus custos, oferecendo produtos ou serviços in kind. Pense onde você pode deixar de gastar.
  • aquele que investe uma verba e destina recursos financeiros para ativações de marketing e branding dentro do seu evento.

Bom pessoal, aqui eu fiz uma breve pincelada em algumas perguntas para se fazer antes de produzir um evento. Claro que fazer um planejamento mais completo e pensar em estratégias financeiras, de comunicação, de vendas, são os melhores caminhos para você criar e produzir um evento incrível, que, acima de tudo, seja inesquecível para as pessoas.

E contem comigo para seus #eventosestratégicos

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Consultoria e planejamento estratégico para eventos corporativos. www.boldeventosestrategicos.com

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Bold Eventos Estratégicos

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